Datenschutz · Mobile Mitarbeiter

1. Verantwortlich

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten in dieser Anwendung ist Ihr Arbeitgeber:
Dein Brandschutz GmbH
[Anschrift folgt]
vertreten durch Benjamin Frank Sack (geschäftsführender Gesellschafter)
Telefon: 06620 281 88 08 · E-Mail: info@deinbrandschutz.com

Datenschutzbeauftragte/r: [Angabe folgt]

2. Wer die Anwendung betreibt

Die Anwendung wird im Auftrag des Arbeitgebers von der AI System Engineers GmbH i.G., Solmserstraße 8, 36166 Haunetal, entwickelt, betrieben und betreut (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Die Daten liegen auf einem Server in einem Rechenzentrum in Deutschland [Anbieter wird bei Inbetriebnahme ergänzt].

3. Welche Daten, wozu

Anmeldung: E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort (nur verschlüsselt als Prüfwert gespeichert), fehlgeschlagene Versuche. Zur Sicherheit werden Anmeldungen protokolliert (E-Mail unkenntlich gemacht, IP-Adresse). Zweck: Schutz des Zugangs.
Beschäftigtendaten: Name, Anschrift, Kontakt, Eintritt, Arbeitszeit laut Vertrag und die Daten, die das Büro in der Mitarbeiterakte pflegt. Zweck: Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO, § 26 BDSG).
Planung und Arbeit: Einsätze, Aufgaben und Ihre Kommentare, Materialanforderungen, ausgegebene Werkzeuge, Fahrzeuge und Schlüssel.
Arbeitszeit: erfasste Zeiten mit jeder Änderung (wer, wann, vorheriger Wert). Zweck: gesetzliche Aufzeichnungspflicht (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Abwesenheiten: Urlaub und Krankheit — bei Krankheit nur die Tage, keine Diagnose (Art. 9 Abs. 2 b DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG).
Standort (Mitarbeiter-App auf dem Diensthandy): nur während der Arbeitszeit laut Vertrag und nur für die Objekte, an denen Sie an diesem Tag eingeplant sind. Gespeichert wird nur das Betreten und Verlassen eines Objekts (Zeit, Objekt, Position dieses Moments); dazu alle 5 Minuten der Zustand der Erfassung ohne Standort. Zweck: Nachweis der Arbeit beim Kunden und Vorschlag der Arbeitszeit. Rechtsgrundlage: [zu prüfen; § 26 BDSG / Art. 6 Abs. 1 DSGVO]. Einzelheiten stehen in der gesonderten Information zur Standorterfassung, die Sie mit dem Diensthandy erhalten.
Problemmeldungen: was Sie über „Problem melden“ schicken, mit Seite, Version und Gerät. Technische Fehlerprotokolle des Servers enthalten keine E-Mail-Adressen oder Telefonnummern.
Anrufe des KI-Telefonassistenten der Firma: Angaben der Anrufenden (Kunden), nicht der Mitarbeitenden.

4. Wer die Daten sieht

Innerhalb der Firma nur, wer sie für seine Aufgabe braucht: Mitarbeitende sehen ihre eigenen Daten, das Büro die Planung, Geschäftsführung und Administrator zusätzlich Arbeitszeiten, Anwesenheit und Lohndaten. Die Daten jeder Firma sind in der Datenbank von denen anderer Firmen getrennt. Weitergegeben werden Daten nur an den Betreiber (Abschnitt 2) und, soweit gesetzlich vorgeschrieben, an Stellen wie Krankenkasse oder Finanzamt.

5. Cookies und Dienste anderer Anbieter

Nur technisch notwendige Cookies: Anmeldung, Schutz der Formulare, gewähltes Design. Keine Werbung, kein Tracking, keine Analyse.
Schriften und Programmteile kommen vom eigenen Server.
Karten (Objektakte): die Kartenbilder lädt Ihr Browser von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich — Angemessenheitsbeschluss der EU); dabei wird Ihre IP-Adresse übertragen.
Adresssuche für Objekte: der Server fragt die Koordinaten einer Objektadresse bei OpenStreetMap (Nominatim) ab — ohne Daten von Personen.

6. Wie lange

Standortmeldungen: automatisch gelöscht nach der in der Firma eingestellten Frist (Standard 3 Monate).
Arbeitszeiten: mindestens 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG); Lohnunterlagen nach den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen.
Anmeldung: Sitzung bis 8 Stunden nach der letzten Nutzung; Aktivierungscodes und abgelaufene Zugänge nach 30 Tagen.
Fehlerprotokoll: 90 Tage nach dem letzten Auftreten.
Übrige Beschäftigtendaten: bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses und der gesetzlichen Fristen.

7. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen (Art. 15 DSGVO — die Firma stellt sie Ihnen als Datei zusammen), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragung (Art. 20) und der Verarbeitung widersprechen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an Ihren Arbeitgeber (Abschnitt 1).

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), z. B. beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden [zuständige Behörde nach dem Sitz der Firma bestätigen].

8. Sicherheit

Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS), Passwörter werden nur als Prüfwert gespeichert, Zugänge nach mehreren Fehlversuchen gesperrt, und jede Firma sieht nur ihre eigenen Daten.