So melden Sie sich an

Im Büro mit E-Mail und Passwort, draußen mit der App auf dem Diensthandy. Für die Geschäftsführung gibt es zusätzlich die App DBS Ampel (Abschnitt 3).

Wer sieht was

• Administrator — alles, dazu „Verwaltung → Benutzer“ (Konten, Rollen, Startpasswörter) und die Einstellungen des KI-Telefonassistenten; auf dem Handy auch die DBS Ampel.
• Geschäftsführung — alles außer der Benutzerverwaltung: auch Zeiterfassung, Lohndaten, Anwesenheit vor Ort und die Berichte. Das Dashboard öffnet direkt auf „Berichte“.
• Büro — Kunden, Objekte, Planung, Mitarbeitende, Abwesenheiten, Material, Lager, Bestellungen, Reklamationen, Werkzeug, Fahrzeuge und „Anrufe von KI“; auf dem Dashboard die Berichte in der Ansicht des Büros (Probleme der Woche, Kunden & Objekte, Kalender heute, Detailberichte). Keine Zeiterfassung, Lohndaten, Kostenstellen, GPS-Anwesenheit, „Leistung“ und DBS Ampel.
• Mitarbeiter/in — arbeitet mit der App „Mobile Mitarbeiter“ auf dem Diensthandy (Termine, Aufgaben, Kalender, Material); Berichte gibt es für Mitarbeitende nicht.

1. Administrator, Geschäftsführung, Büro — mit E-Mail und Passwort

1. E-Mail-Adresse und Passwort eingeben, dann „Anmelden". Das Auge im Passwortfeld zeigt, was Sie getippt haben; ist die Feststelltaste an, steht darunter „Feststelltaste ist an".
2. „Angemeldet bleiben" nur am eigenen Rechner anhaken — sonst endet die Anmeldung, wenn der Browser geschlossen wird.
3. Erste Anmeldung: mit dem Startpasswort, das Sie vom Administrator bekommen haben. Danach verlangt das Programm ein eigenes Passwort: mindestens 12 Zeichen, mit Groß- und Kleinbuchstaben, einer Ziffer und einem Sonderzeichen (z. B. ! oder ?).
4. Passwort vergessen? Unter dem Passwortfeld „Passwort vergessen?" → E-Mail-Adresse eingeben → Sie bekommen eine E-Mail mit einem Link (gilt eine Stunde, nur einmal) und legen ein neues Passwort fest. Kommt keine E-Mail (auch im Spam-Ordner nachsehen), vergibt ein Administrator ein neues Startpasswort.
5. Ändern können Sie Ihr Passwort jederzeit oben rechts im Benutzermenü unter „Passwort ändern".

2. Mitarbeiter/innen — nur die App

Mitarbeiter/innen brauchen kein Web-Konto und kein Passwort: Termine, Aufgaben, Kalender und Material stehen in der App Mobile Mitarbeiter auf dem Diensthandy (App herunterladen; aktiviert wird sie vom Büro mit einem QR-Code aus der Mitarbeiterakte).

3. Geschäftsführung — die App „DBS Ampel“

Die vier Berichte (Probleme der Woche, Kalender heute, Leistung, Kunden & Objekte) auf dem Handy, nur zum Ansehen. Nur für Geschäftsführung und Administrator; Büro und Mitarbeiter/innen sehen „Kein Zugriff“.

1. Auf der Anmeldeseite die Karte „DBS Ampel für die Geschäftsführung“ öffnen und den QR-Code mit der Kamera des Handys scannen (oder DBS Ampel installieren).
2. Mit derselben E-Mail und demselben Passwort wie im Web anmelden.
3. Installieren: iPhone Safari → „Teilen“ → „Zum Home-Bildschirm“; Android Chrome → ⋮ → „App installieren“; PC Google Chrome → Symbol „Installieren“ in der Adressleiste (Firefox installiert keine Web-Apps).
4. Abmelden im Menü ⋮ oben rechts — dabei werden die auf dem Handy gespeicherten Berichte gelöscht.

Eine Datei zum Herunterladen gibt es nicht — DBS Ampel ist eine Web-App und braucht eine https-Adresse des Servers.

4. Wenn es nicht klappt

• „E-Mail oder Passwort ist falsch" — Schreibweise prüfen (Groß-/Kleinschreibung, Feststelltaste).
• „Konto ist gesperrt. Bitte versuchen Sie es später erneut." — nach 5 falschen Versuchen ist das Konto 15 Minuten gesperrt. Danach noch einmal versuchen.
• „Der Zugang ist gesperrt" — der Administrator hat das Konto gesperrt. Bitte an die Verwaltung wenden.
• DBS Ampel: „Kein Zugriff“ — das Konto hat nicht die Rolle Geschäftsführung oder Administrator.
• DBS Ampel lässt sich nicht installieren — die Seite ist nicht über https geöffnet (z. B. eine Adresse wie http://192.168…); die Adresse des Servers verwenden.
• App noch nicht installiert — Mitarbeiter-App für Android herunterladen.

5. Der Administrator hat sein Passwort vergessen

1. Gibt es einen zweiten Administrator, vergibt er unter „Verwaltung → Benutzer" ein neues Startpasswort. Deshalb sollte es immer zwei geben — das Programm erinnert daran.
2. Sonst „Passwort vergessen?" — funktioniert, wenn in den Mandant-Einstellungen ein E-Mail-Server eingerichtet ist.
3. Geht beides nicht: Notfall-Zugang. Wer den Server betreut, startet ihn mit der Einstellung Notfall:Zugang=true; im Protokoll des Servers steht dann ein Code (30 Minuten gültig). Mit diesem Code, der E-Mail des Administrators und einem neuen Passwort auf der Seite Notfall-Zugang wird das Passwort neu gesetzt. Danach die Einstellung wieder entfernen.

6. Sicherheit

• Passwort nicht weitergeben und nicht aufschreiben. Niemand aus dem Büro fragt nach Ihrem Passwort.
• Am fremden oder gemeinsamen Rechner nach der Arbeit oben rechts „Abmelden".
• Diensthandy verloren? Sofort dem Büro melden — es sperrt das Telefon, damit endet auch jede Anmeldung damit.

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